新社会人のメールマナーとは？押さえておくべきポイントなど解説！

新社会人になると、ビジネスメールを書く機会が増えるので、マナーを守らないと相手に失礼に当たるケースがあります。

今回は、新社会人として押さえておくべきメールマナーなどご紹介します！

新社会人として押さえておくべきメールマナーとは？

新社会人になると、社内でも社外でもビジネスメールを書く機会が増えますよね。

どのように書けばいいのかわからないままでいると、上司から間違いを指摘されて凹んでしまう経験をお持ちの方も多いんじゃないでしょうか？

ただ、ビジネスメールにはルールがあり、メールマナーとして押さえておきたいポイントもあるので、まずはマナーを先に覚えてみましょう。

ちなみに、ビジネスメールでのポイントは、以下の3つが基本です。

マナー①署名は必須

ビジネスメールのマナーの一つ目は、最後に必ず署名を入れることです。

もちろん、自分の名前だけでなく、会社名、部署名、住所、電話番号、メールアドレス、公式サイトなども必要でしょう。

プライベートではなく、会社のメールなのですから、社外に向けて出す時にはより注意してみてください。

また、冒頭部分では「お世話になっております」と書き、最後は「どうぞよろしくお願いいたします」というように、決まったフレーズを入れるのがポイントです。

例えば、以下のように書き出してみましょう。

マナー②結論を先に書く

ビジネスメールを出す相手が忙しいことも考えれば、本題になかなか入らないメールは読んでいる人をイライラさせてしまいます。

忙しい相手に手間を取らせないようにするのがポイントで、これは社内の報連相でも同じことが言えます。

要件を簡潔にまとめたメールを書けるように、普段からメールの書き方を練習してみてください。

マナー③口語ではなく敬語を使う

ビジネスメールは口語ではなく、敬語を使うのも社会人として当たり前かもしれません。

例えば、以下のような口語は、敬語に置き換えるとこうなります。

文面では、相手の表情がわからない分、余計に気を付けて、丁寧な文章を心がけてください。

上記でも軽くご紹介しましたが、ビジネスメールでは、以下のようなポイントも押さえてメールを書くようにしましょう。

マナー④TO ・CC・BCCの使い分け

メールでは、TO ・CC・BCCのジャンルに分かれますが、それぞれの意味を知っておかないと相手に失礼に当たります。

まず「TO」とはダイレクトに送りたい宛先を指定するので、相手からもTOで返信をもらいます。

一方「BCC」では、TOに連絡先を知られたくない相手との情報を共有するために使うメールで、社外の方にも送れるとの違いがあります。

なので、社外の人に一斉メールで通知する時や、上司に内容を確認をしてもらいたい時には「BCC」の方が向いているでしょう。

マナー⑤件名は簡潔でわかりやすく

メールの件名は全角で50文字まで使えますが、スマホなどでは最初の文字しか表示されません。

なので、相手が受信リストで一目でわかるように、15文字から20文字までで件名を書くのもポイントです。

ちなみに、良い例と悪い例はこのように違いがあります。

良い件名例

●5月2日(日)の会議の出席のお願い
●【重要】7月1日(土)セミナーの日時変更のご案内

良い件名の特徴としては、日付を明記し、何の案件のメールなのかわかりやすいです。

悪い件名例

●研修の件について
●お願い

悪い件名では、文字数が短い代わりに、どんな内容のメールなのかが件名からわからないので、メールが埋もれてしまう可能性があります。

マナー⑥機種依存文字は使わない

プライベートのメールで使うことの多い機種依存文字は、相手の画面で文字化けしてしまう可能性があります。

なので、ビジネスメールでは機種依存文字は避けるようにし、半角カタカナや①などの丸数字などは使わないようにしましょう。

相手がメールを開いたときに何が書いてあるかわからないと、相手の方にも二度手間をかけさせてしまいますし、社会人としての資質も疑われてしまいます。

新社会人のメールマナーはビジネスを意識しよう まとめ

それでは、新社会人として押さえておきたいメールマナーについて、ポイントなどご紹介してみました。

社会人になったら、ビジネスメールを出す機会も多いと思いますが、敬語を使うのはもちろん、冒頭の書き出しや最後の締めの言葉など、押さえておきたいポイントは多くあります。

メールの書き方ひとつで相手の印象も変わることがあるため、基本的なマナーはぜひ押さえてみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました！