委任状って書き方が良くわからないんだけど…
手書きの場合、どこに注意すればいいのかな？
委任状は使う機会もあるけど、基本を押さえておけば大丈夫！
今回は、委任状の手書きで書く場合のポイントなど紹介するわ！
代理人に自らが直接行うべき特定の業務を行ってもらうための文書が委任状です。
これは第三者に対して、自分の代わりに決められた事項を処理してもらう際に作成されます。
この文書を使って、会議での投票や各種手続きなどを代わりに行ってもらうことが可能です。
今回は、委任状の適切な記載方法についてご紹介します！
委任状の書き方の例
委任状を使用することで、法的に代理人に権限を委ねる根拠を作ります。
代理人が権限を濫用しても、代理行為が法的に有効であるため、委任する内容は具体的かつ明瞭に記載する必要があります。
委任状のフォーマットに厳格なルールはありませんが、以下のポイントを記載することをお勧めします。
1.委任の日付
委任状には、その文書が作成された日付を記載します。
2.委任者の個人情報
権限を委任する側の氏名と住所を明記します。場合によっては、生年月日や電話番号の記載も求められることがあります。
3.代理人の個人情報
権限を受ける側の氏名と住所を明記します。委任者と同様に、こちらも詳細な個人情報が必要となる場合があります。
4.委任する業務の内容
委任する権限の範囲を具体的に記載します。
5.印鑑の欄
認印か実印を押印するスペースを設けます。
代理人の本人確認の方法
代理人が公的機関で手続きを行う際は、本人確認が必要となります。
このため、以下のような写真付きの公的な証明書が必要です。
- マイナンバーカード
- 運転免許証
- 写真付き住民基本台帳カード
- 在留カード など
これら以外の書類しかない場合は、複数の書類を提出する必要があります。提
出する書類については事前に公的機関のウェブサイトで確認し、必要な書類を持参しましょう。
委任状に記載された情報と本人確認書類に記載された情報が一致していないと、委任状が無効となり手続きを行うことができなくなる可能性があるので、注意しましょう。
委任内容欄の詳細な書き方
委任状の「委任内容」欄では、代理人に委ねる業務の詳細を明記する必要があります。
例えば、「相続手続きに関する一切の事項」のような抽象的な表現では不十分です。
具体的な手続きを明確に示す必要があります。
以下に、「転入・転出・転居」「印鑑登録」「住民票の写し」「戸籍および身分証明書」の例を挙げます。
転居等に関する委任状
転入・転出・転居の手続きを代理人に委任する際は、以下のように記載します。
〇〇（委任者氏名）の転入（転出・転居）手続き ・関連するマイナンバーカードの情報変更手続き
印鑑登録の委任状
印鑑登録の手続きを代理人に委任する際は、以下のように記載します。
私は〇〇（代理人氏名）に以下の業務を委任します。
印鑑登録申請
印鑑登録証を紛失したり、破損したりした場合や、印鑑登録を取り消したい場合は、それぞれ異なる手続きが必要です。
手続きに応じて例文を修正してください。
住民票の写しの委任状
住民票の写しを代理人に請求させる際は、以下のように記載します。
住民票の写しの請求
【使用目的】
就職のための提出資料
戸籍および身分証明書の委任状
戸籍や身分証明書の取得を代理人に委任する際は、以下のように記載します。
私は〇〇（代理人氏名）に以下の業務を委任します。
戸籍（または身分証明書）の請求
【使用目的】
結婚のための提出資料
委任状を書く際は、これらの例文を参考にし、委任内容を具体的かつ詳細に記載してください。
適切な委任状を作成することで、スムーズな代理手続きが可能となります。
委任状作成の際の重要ポイント
委任状は日常的に利用されることが多い一方で、代理権の誤用などが原因となるトラブルも存在します。
ここでは、委任状作成時に留意すべきポイントを解説します。
手書きに関して
委任状は手書きで記入しても問題ありません。
ただし、署名に関しては必ず手書きで行う必要があります。
署名が手書きでないと、委任状が無効とされる恐れがあります。
白紙の委任状は避ける
委任者の署名捺印のみが記載され、受任者名や委任事項が空白の委任状を白紙委任状と言います。
この空白部分に不正な内容が書き込まれるリスクを防ぐため、受任者名や委任事項は必ず明記しましょう。
『以下余白』の記載で防護する
委任事項が勝手に追記されるのを防ぐため、『以下余白』と記述するか止め印を押印しましょう。
捨印は避ける
捨印を押印すると、委任事項が不正に変更される危険があるので、使用しないようにしましょう。
コピーを保管する
委任状作成後にコピーを取っておくと、後日記載内容を確認できるので安心です。
委任状の有効期限について
法的に定められた委任状の有効期限は存在しませんが、日付が古過ぎるとトラブルの原因となります。
そのため、多くの機関では「作成から3カ月以内」の提出を求められることが一般的です。
また、委任状の効力を終了させる際は、委任状を回収したり、委任された業務が完了した時点で効力が失われることを明記したり、有効期限を設けたりすることが推奨されます。
委任状の用紙に関して
委任状に用いる用紙に特定の制約はありません。
コピー用紙や便箋、メモ用紙など、何でも使用可能です。
ただ、役所で様式が提供されている場合は、それを使用するのが確実です。
自作で委任状を作成することも問題ありません。
印鑑と印鑑証明について
シャチハタ等の印鑑は使用できませんので、通常の印鑑を押印する必要があります。
手続き内容により、認印で十分なケースもあれば、実印の使用が求められることもあります。
実印を使用する際は、印鑑証明書の提出も求められるケースが多いです。
代筆に注意
代筆を許可すると、誰でも簡単に委任状を作成できてしまうため、委任者本人が直接記入する必要があります。
また、委任者が事故や病気で文字を書けない状況であっても、本人の意思表示は必要です。
意識がはっきりしていれば、代筆を許可することもありますが、その際は以下の情報を記載してください。
代筆者の氏名
委任内容を委任者が理解していること
委任者の拇印
しかし、これらは受付機関によって異なる可能性があるため、代筆が必要な際は事前に確認することをお勧めします。
まとめ
委任状に関して法的に定められている有効期間は特に存在しないものの、委任状の記載日が過去のものであると問題の原因となる場合があります。
そのため、「作成から3ヶ月以内」に提出されるものが一般的に求められる傾向にあります。
また、使用するフォームについて厳密なルールは設けられていないものの、署名部分だけは確実に本人が直筆で行うことが必須とされています。
最後までお読みいただきありがとうございました！
