忘年会の日程調整メールってどう書いたら良いんだろ？
幹事になったら、知っておきたいよね。
メールは必須だけど、確かに書き方が難しいわよね。
今回は、忘年会の日程調整メールの書き方など紹介するわ！
今日は忘年会の日程調整メールの書き方について、細かいポイントをお話ししていきますね。
今日は私が実践している、確実に返信がもらえるメールの書き方をシェアします。
忘年会の日程調整メール完全版
まずは押さえておきたいポイントをご紹介します。
- 日程調整メールで絶対に外せない5つの項目
- 全員から3日以内に返信をもらう秘訣
- キャンセル料トラブルを防ぐ黄金ルール
- 返信が遅い人への上手な催促方法
- 幹事経験者が作った完璧テンプレート
私は日々、在宅ライターとして仕事をしているので、メールのやり取りには慣れているはず…だったのに、初めて忘年会の幹事になった時は本当に苦労しました。
日程調整メールで絶対に外せない5つの項目
「いつまでに返信が欲しいのか書いていない」「候補日が少なすぎる」「予算の記載を忘れていた」など、まさに初歩的なミスの連続。
74歳の父に添削してもらって、やっとまともなメールが書けるようになりました。
そこで学んだ一番大切なことは、「分かりやすく、簡潔に」、これに尽きます。
まず、件名は絶対にこの形式を使います。
締切日を件名に入れることで、相手は「あ、これは早めに返信しないと」と意識してくれます。
実際、この形式にしてから返信率がグンと上がりましたよ。
本文も、シンプルイズベスト。
絶対に入れるべき5つの項目とは？
ポイントは以下の5つを必ず入れること。
- 回答の締切日（できるば太字で強調）
- 候補日（最低3日以上）
- 開始予定時間
- 場所の情報
- 予算の目安
「締切日は必ず太字にする」というのは弟から教わったテクニックです。
実際に使える文例
ここで、私が実際に使ってみた文例をご紹介します。
このテンプレートは数々の忘年会幹事を経験した45歳の弟と一緒に作り上げたものです。
件名：【12/20締切！】忘年会の日程調整について／幹事 トレトレ
本文：
開発部の皆様
お疲れさまです。トレトレです。
今年の忘年会の日程調整をさせていただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、ご多忙のところ恐れ入りますが、以下をご確認の上、ご回答をお願いいたします。
▼回答締切：12月20日（水）17:00まで
▼候補日：
・12月22日（金）
・12月25日（月）
・12月26日（火）
・12月27日（水）
▼開始時間：19:00～
▼場所：新宿駅西口周辺
▼予算：お一人様6,000円程度（飲み放題込み）
参加可能な日程を、このメールへの返信にてお知らせください。
また、食事制限やその他ご要望などございましたら、併せてお知らせください。
みなさまのご回答を基に、最終的な日程とお店を決定させていただきます。
決まり次第、改めてご連絡いたしますので、よろしくお願いいたします。
キャンセル料発生の期限を確認
重要なポイントですが、お店の予約時には必ず「キャンセル料発生の期限」を確認しましょう。
実は76歳の母も昔、会社の経理をしていた時にこれで苦労したそうです。
確認したキャンセル期限は、日程が決まった後の案内メールに必ず記載します。
返信が遅い人への催促も、実はコツがあります。
「お手すきの際にご確認ください」という優しい一言を添えるだけで、返信率がグッと上がりますよ。
最後に大切なのが、メールの結びの言葉。
私の場合は必ず「よろしくお願いいたします」で締めくくります。
丁寧すぎず、かといってカジュアルすぎず、ちょうどいい距離感が出せるんです。
忘年会の日程調整メールの文例はシンプル！ まとめ
みなさんも、この文例を参考に素敵な日程調整メールを作ってみてくださいね。
シンプルイズベストが、もしかしたら一番良いかもしれませんね。
最後までお読みいただきありがとうございました！
