忘年会の準備って、早めにすべきだけど…
幹事になってから決めるには、どうすると良いのかな？
忘年会の幹事になると、予約とか大変よね。
今回は、忘年会の準備をいつからすべきかなど紹介するわ！
今日は忘年会の準備について、みなさんにお話ししたいと思います。
幹事になってから慌てないように、基本を押さえておきましょう！
忘年会の準備はいつからすべき？
まずは、忘年会準備で押さえておきたいポイントをご紹介します。
- 意外と知らない忘年会予約のベストタイミング
- 幹事経験者が伝授する予約の黄金スケジュール
- 大人数と少人数で違う予約開始時期の謎
- 失敗しない日程調整のコツと便利ツール
- 上司との予定調整で外してはいけないマナー
みなさん、忘年会の予約って実はかなりシビアなんです。
私の場合、初めて幹事を任された時にこれを知らなくて大失敗してしまいました。
意外と知らない忘年会予約のベストタイミング
11月に入ってから「そろそろ予約を…」と思って人気店に電話したら、「申し訳ありません、12月はすべて埋まっております」の連続。
結局、誰も知らない駅から15分も歩くお店で開催することに。
今でも「あの時の忘年会は…」と笑い話になっています。
でもその失敗があったからこそ、完璧な準備スケジュールを組み立てることができるんです。
まず、少人数の場合は1ヶ月前の予約がベストです。
11月中旬くらいまでに予約すれば、だいたいの希望は通りやすいんですよ。
でも、「だいたい」というのがミソで、人気店や個室希望となると、もうちょっと早めの予約が必要になってきます。
大人数の忘年会は2ヶ月前から動く
うちの父に聞いたところ「大人数の忘年会は2ヶ月前から動き出すのが鉄則」だと教えてくれました。
確かに、10人以上になると、個室を確保するのも一苦労。
9月のうちにお店を検討して、10月には予約を入れるのが理想的なスケジュールなんです。
実際、私が住んでいる地域の人気店は、9月末には12月の予約が半分以上埋まっていました。
日程調整が難しい？
さて、お店は予約できても、次の関門は日程調整です。
これが意外と難しいんですよね。
私のおすすめは、まず上司のスケジュールを確認すること。
上司が「この日なら大丈夫」という日を3日程度ピックアップしてから、メンバーに共有するのがベストです。
74歳の父と76歳の母も言っていましたが、昔から「上司の予定を最優先する」というのは、ビジネスマナーの基本中の基本なんだとか。
確かに、普段からお世話になっている上司を差し置いて、部下だけで盛り上がるのはちょっと違和感がありますよね。
日程調節に使える便利なツールとは
日程調整には便利なツールを活用するのがおすすめです。
「調整さん」というウェブサービスは本当に便利。
パソコンでもスマートフォンでも使えて、参加状況が一目で分かるんです。
もしメンバー全員がLINEを使っているなら、「LINEスケジュール」も良いですよ。
名前やアイコンがそのまま表示されるので、誰が回答したのかが一目瞭然です。
私の弟たちも会社でよく使っているみたいです。
ただし、LINEを使っていない人がいる場合は、別途対応が必要になってしまうので注意が必要です。
その場合は、全員が使える「調整さん」の方が無難かもしれません。
忘年会の準備は人数によっていつからかが決まる まとめ
きっとみなさんの中にも、「去年は失敗したから、今年こそは！」と意気込んでいる方がいらっしゃると思います。
このスケジュールを参考に、ぜひ素敵な忘年会の準備を進めてくださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました！
