大学生でも社会人でも、欠席連絡のメールは好印象を与えるチャンスらしいね。
でも、どうメールを書いたら良いんだろ？
欠席の理由によっても書き方が違うのよね。
今回は、欠席連絡のメールの書き方など紹介するわ！
体調不良や予定の重複などで会社説明会を欠席しなければならないことがあります。
その際、どのように欠席を伝えるべきか迷うこともあるでしょう。
ここでは、欠席を伝えるメールの書き方やポイントを例文と共にご紹介します。
欠席連絡のメールの書き方【社会人編】
説明会の欠席時の連絡方法
説明会を欠席することが決まったら、すぐに連絡を入れるのがマナーです。
以下のポイントを参考にしてください。
- 無断欠席は避ける 無断で欠席すると、その企業の説明会に二度と参加できなかったり、入社試験にエントリーできなくなったりする可能性があります。
- 前日までに連絡を入れる メールや電話で、できるだけ前日までに連絡を入れましょう。Webサイトからキャンセルできる場合もあります。連絡を入れると、企業から返信が来ることが多いですが、特別な用事がない限り返信する必要はありません。
- 当日の連絡は電話で行う 当日に欠席が決まった場合は、電話で連絡しましょう。担当者が会場に入っていると、メールに気づかないことがあるからです。担当者が席にいない場合は、必ず伝言をお願いしてください。
欠席連絡のメール例文(社会人)
株式会社〇〇
△△部
人事ご担当 ××様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
△月×日に予定されていた就活セミナーに参加を予定しておりましたが、急な体調不良のため、出席が難しくなってしまいました。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
欠席連絡のメールの書き方【大学生編】
欠席理由をしっかりと伝えることで、相手に良い印象を与えることができます。
以下のポイントを押さえてメールを作成しましょう。
- 理由を明確に説明する 欠席理由は具体的に書くことで、誠実さが伝わります。例えば、「昨晩から高熱が続いており、インフルエンザの可能性があるため」といった具合です。
- フォローアップの意思を示す 欠席後のフォローアップについて自分から提案することで、学習意欲や誠実さをアピールできます。
- 受信者への配慮を示す 教員や担当者への配慮も忘れずに。例えば、「お手数をおかけして申し訳ございません」と一言添えるだけで印象が良くなります。
欠席連絡のメール例文(大学生)
以下に、欠席連絡のメール例文をご紹介します。
件名：5月10日（水）3限「心理統計学」欠席のご連絡
本文：
〇〇先生
□□大学●●学部△△学科2年の〇〇〇〇（学籍番号：1234567）です。
本日5月10日（水）3限の「心理統計学」の授業について、欠席のご連絡をさせていただきます。
昨晩から38度の発熱が続いており、インフルエンザの可能性があるため、本日は欠席させていただきます。これから病院を受診してまいりますので、必要でしたら診断書を提出いたします。
欠席に伴い、以下の2点についてお願いがございます。
- 本日の授業資料をいただくことは可能でしょうか。
- 欠席に伴う課題などございましたら、ご指示いただけますと幸いです。
欠席した分の内容は必ず自習いたします。次回の授業までに今回の内容をしっかりと理解し、遅れを取り戻したいと思います。
突然の欠席連絡となり、大変申し訳ございません。ご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇〇〇
□□大学●●学部△△学科2年
学籍番号：1234567
メール：xxxxx@yyyy.ac.jp
電話：090-XXXX-XXXX
欠席連絡のメールは必ず入れよう まとめ
欠席連絡の際には、理由を具体的に伝え、フォローアップの意思を示し、受信者への配慮を忘れないようにしましょう。
テンプレートを作成しておくと、いざという時にスムーズに対応できます。
最近では、AIを活用して文章を作成することも可能です。
これを基にテンプレートを作成しておくと良いでしょう。
最後までお読みいただきありがとうございました！
